Obcojęzyczne dokumenty o znaczeniu podatkowym – oto jak uniknąć wysokich kosztów tłumaczeń. Część 1: Obowiązek tłumaczeń [Seria LinkedIn]

[artykuł mojego autorstwa ukazał się na portalu Linkedin i dotarł do ponad 1000 odbiorców!]

Zapraszam Państwa do nowej serii artykułów z zakresu tłumaczeń przysięgłych w kontroli podatkowej. W dzisiejszej części przeanalizujemy najpopularniejsze tryby działania organów podatkowych pod kątem możliwości żądania przedłożenia tłumaczeń na koszt podatnika. Odpowiemy także na pytanie, czy tłumaczenia muszą być dokonane przez tłumacza przysięgłego, czy też wystarczą tłumaczenia zwykłe.

1.      Obowiązek tłumaczeń dokumentów obcojęzycznych

Językiem urzędowym w Polsce jest język polski (Art. 27 Konstytucji RP). Oznacza to, że czynności urzędowe organów publicznych wykonywane są w języku polskim. Dotyczy to również dokumentów, przedkładanym organom. Powyższe wynika z ustawy o języku polskim.

W trakcie postępowań podatkowych sensu largo obowiązki strony (kontrolowanego) oraz uprawnienia organów są ściśle uregulowane. Nie oznacza to jednak, że odpowiedź na najważniejsze kwestie wynika wprost z ustawy.

Dla praktyki obrotu gospodarczego znaczenie mają przede wszystkim następujące pytania:

• czy strona (kontrolowany) powinien dokonać tłumaczeń dokumentów obcojęzycznych na własny koszt,
• czy tłumaczenia muszą być dokonane przez tłumacza przysięgłego, czy też wystarczą tłumaczenia zwykłe.

Odpowiedź na zadane pytania zależy od trybu działania organu.

2.      Postępowanie podatkowe i kontrola podatkowa

Zarówno w przypadku postępowania podatkowego, jak i kontroli podatkowej przepisy precyzują, że:

• organ może żądać od strony przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji przedłożonej przez stronę (kontrolowanego),
• tłumaczenie wykonywane jest na koszt strony (kontrolowanego),
• tłumaczenie ma być dostarczone organowi w określonym, wyznaczonym przez organ terminie – nie krótszym jednak niż 3 dni.

Przepisy nie precyzują jednak, czy tłumaczenie ma być uwierzytelnione (tzw. przysięgłe) czy też wystarczy tłumaczenie zwykłe.

W orzecznictwie i doktrynie uznaje się jednak, że tłumaczenie ma być wiarygodne – a tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego będzie zawsze posiadało taki przymiot. W praktyce organy żądają przedłożenia tłumaczeń uwierzytelnionych.

Jednoznacznie można zatem określić, że obcojęzyczne dokumenty muszą być przetłumaczone na koszt podatnika. Co do obowiązku przedłożenia tłumaczeń przysięgłych, nie można postawić już tak kategorycznego wniosku. Mimo to, aktualnie zarówno orzecznictwo jak i doktryna przychylają się do stanowiska, że tłumaczenie powinno być dokonane przez tłumacza przysięgłego.

3.      Kontrola celno-skarbowa

Kontrola celno-skarbowa została uregulowana w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej. Z postanowień odnoszących się do kontroli celno-skarbowej wprost wynika wymóg przedłożenia „tłumaczenia urzędowego”. Tłumaczenie dokonane przez polskiego tłumacza przysięgłego jest najpopularniejszą formą tłumaczeń urzędowych (obok np. mniej popularnych i zdecydowanie droższych tłumaczeń dokonanych przez konsula).

Tłumaczenie zwykłe nie będzie spełniało wymogów tłumaczenia urzędowego.

Na gruncie kontroli celno-skarbowej brak zatem wątpliwości, że kontrolowany powinien przedłożyć tłumaczenia dokumentów zarówno na własny koszt, jak i że tłumaczenia te powinny być dokonane przez polskiego tłumacza przysięgłego.

4.      Czynności sprawdzające

W ordynacji podatkowej brak jest podstawy do żądania przez organ przedłożenia tłumaczeń dokumentów na język polski. Mimo to, często organy wymagają już na tym etapie przedłożenia tłumaczeń – w dodatku dokonanych przez tłumacza przysięgłego.

Szczególne znaczenie ma to na gruncie postępowań rejestracyjnych do VAT. Stronie, wobec której prowadzi się czynności sprawdzające, pozostaje w takich przypadkach bądź spieranie się co do wykładni przepisów, bądź przedłożenie tłumaczenia dokumentów obcojęzycznych, wykonane przez tłumacza przysięgłego na koszt strony. Ta pierwsza opcja jest rzadko rekomendowana – jej wybór znacząco wpływa na długość postępowania, a czas w przypadku rejestracji do polskiego podatku od towarów i usług ma przecież kluczowe znaczenie. W praktyce koszty wygenerowane przez spór, przewyższyłyby koszty tłumaczeń przysięgłych.

5.      Wyzwania związane z żądaniem przedłożenia tłumaczeń

Sformułowanie przez organ żądania dostarczenia tłumaczenia uwierzytelnionego wywołuje wyzwania odnoszące się zarówno do kosztów tłumaczeń uwierzytelnionych, jak również do szybkości ich dostarczenia, aby sprostać wymaganiom organów.

Jak zmniejszyć koszty tłumaczeń uwierzytelnionych (potocznie nazywanych przysięgłymi) oraz przyspieszyć proces, aby wywiązać się z terminów wyznaczonych przez organ? W tym zakresie możemy wyróżnić metody odnoszące się zarówno do metodyki pracy tłumacza przysięgłego, jak i do stosowania nowoczesnych technologii. W tym miejscu łączy się TaxTech z TranslationTech (? 🙂 ). Ale o tym w kolejnym artykule.

Potrzebują Państwo szybkiej i bezpłatnej wyceny tłumaczeń uwierzytelnionych (potocznie nazywanych przysięgłymi) w kombinacji językowej niemiecki-polski, polski-niemiecki? Zapraszamy do bezpłatnej wyceny na info@arturtim.com.

Gwarantujemy szybkie terminy realizacji, elektroniczny obieg dokumentów, gotowość technologiczną do tłumaczenia uwierzytelnionego dokumentów o charakterze masowym, a także proponujemy szereg usług dodatkowych – w tym wsparcie w zakresie doradztwa podatkowego przy kontroli podatkowej z elementami transgranicznymi.

Zapraszam do bezpłatnej wyceny tłumaczenia Państwa dokumentów!