Fremdsprachige Dokumente mit steuerlicher Relevanz in Polen – So vermeiden Sie hohe Übersetzungskosten. Teil 1: Übersetzungspflicht [LinkedIn Serie]

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Ich lade Sie ein, sich mit einer neuen Artikelserie über beglaubigte Übersetzungen im Steuerprüfungsbereich vertraut zu machen. In diesem Teil werden wir die gängigsten Vorgehensweisen der polnischen Steuerbehörden analysieren, wenn es um die Möglichkeit geht, von Steuerpflichtigen Übersetzungen auf ihre Kosten zu verlangen. Wir werden auch die Frage beantworten, ob Übersetzungen von beeidigten Übersetzern durchgeführt werden müssen oder ob einfache Übersetzungen ausreichen.

1. Übersetzungspflicht für fremdsprachige Dokumente

Die Amtssprache in Polen ist Polnisch (Artikel 27 der Verfassung der Republik Polen). Das bedeutet, dass sämtliche Amtshandlungen der öffentlichen Behörden in Polnisch durchgeführt werden müssen. Diese Regelung gilt ebenso für Dokumente, die den Behörden vorgelegt werden. Die Verpflichtung dazu ergibt sich aus dem polnischen Gesetz über die polnische Sprache.

In Polen sind die Pflichten der Steuerpflichtigen (Geprüften) und die Rechte der Behörden gesetzlich geregelt. Ähnlich wie in Deutschland, bedeutet das jedoch nicht, dass die Antworten auf die wichtigsten Fragen direkt aus dem Gesetz abgeleitet werden können.

Für die Praxis des Wirtschaftsverkehrs sind folgende Fragen besonders relevant:

• Ob die Partei (Geprüfte) Übersetzungen von Dokumenten auf eigene Kosten vorlegen muss,
• Ob die Übersetzungen von einem beeidigten Übersetzer angefertigt werden müssen oder ob einfache Übersetzungen ausreichen.

Die Antwort auf diese Fragen hängt von der Verfahrensart ab.

1. Festsetzungsverfahren und Betriebsprüfung

Das Festsetzungsverfahren [auf Polnisch: „Postępowanie podatkowe“] ist das wichtigste Verfahren, das in der polnischen Abgabenordnung geregelt worden ist. Das Ziel des Festsetzungsverfahrens ist die Festsetzung der Steuer.

Das Festsetzungsverfahren wird in der Regel eingeleitet, wenn:

• Unregelmäßigkeiten in der Steuererklärung festgestellt werden, die während einer Betriebsprüfung aufgedeckt werden oder
• wenn die zuständigen Steuerbehörden Kenntnis von Unregelmäßigkeiten bei der Steuererklärung eines bestimmten Steuerpflichtigen erhalten.

Das Festsetzungsverfahren wird entweder direkt nach der Betriebsprüfung oder gar ohne vorherige Betriebsprüfung eingeleitet, kann auch auf Antrag erfolgen.

Das Ziel der Betriebsprüfung [auf Polnisch: „Kontrola podatkowa“] ist die Überprüfung, ob die geprüften Personen ihren Verpflichtungen gemäß den Steuergesetzen nachkommen. Die Steuerprüfung wird von Amts wegen eingeleitet.

Sowohl im Fall des Festsetzungsverfahrens als auch bei der Betriebsprüfung regelt die Abgabenordnung folgende Punkte:

• Das zuständige Finanzamt kann vom Steuerpflichtigen verlangen, dass er Übersetzungen der vom Steuerpflichtigen (Geprüften) vorgelegten Dokumentation ins Polnische vorlegt,
• Übersetzung erfolgt auf Kosten des Steuerpflichtigen (Geprüften),
• Die Übersetzung muss dem Finanzamt innerhalb einer festgelegten Frist vorgelegt werden, die von der Behörde bestimmt wird, jedoch nicht weniger als 3 Tage beträgt.

Die Abgabenordnung gibt jedoch nicht an, ob die Übersetzung durch einen beeidigten Übersetzer beglaubigt sein muss oder ob eine einfache Übersetzung ausreicht.

In der Rechtsprechung und Literatur wird jedoch anerkannt, dass die Übersetzung glaubwürdig sein muss – und eine Übersetzung durch einen beeidigten Übersetzer wird immer diese Eigenschaft haben. Auch in der Praxis verlangt das Finanzamt nur beglaubigte Übersetzungen.

• Zoll- und Finanzkontrolle [auf Polnisch: „Kontrola celno-skarbowa“]

Die Zoll- und Finanzkontrolle ist die weitgehendste Art der Betriebsprüfung in Polen.

Die Zoll- und Finanzkontrolle wird im Gesetz über die Nationale Finanzverwaltung geregelt. Aus den Bestimmungen zur Zoll- und Finanzkontrolle geht eindeutig die Anforderung der Vorlage einer
„amtlichen Übersetzung“ hervor. Die Übersetzung durch einen beeidigten polnischen Übersetzer ist die gängigste Form der amtlichen Übersetzung (neben z.B. der Übersetzung durch einen polnischen Konsul – diese Art der Übersetzung ist allerdings deutlich teurer und daher nicht so populär).

Eine einfache Übersetzung erfüllt nicht die Anforderungen an eine amtliche Übersetzung.

In Bezug auf die Zoll- und Finanzkontrolle besteht daher kein Zweifel daran, dass der Geprüfte beglaubigte Übersetzungen von Dokumenten vorlegen muss. Diese Übersetzungen sind von einem beeidigten polnischen Übersetzer anzufertigen.

• Vorprüfung [auf Polnisch: „Czynności sprawdzające“]

Die Vorprüfung ist ein Verfahren, in dem das polnische Finanzamt nur bestimmte, nicht weitreichende Prüfungsmaßnahmen ergreifen kann. Das Ziel der Vorprüfung ist unter anderem die Feststellung der formalen Richtigkeit und Rechtzeitigkeit der Steuererklärungen sowie die Überprüfung von Daten und Dokumenten, die von Steuerpflichtigen bei der Steuerregistrierung vorgelegt wurden.

In der Vorprüfung gibt es keine Grundlage für die Forderung des Finanzamtes nach Vorlage von Übersetzungen in die polnische Sprache. Dennoch verlangen die Behörden oft bereits zu diesem Zeitpunkt beglaubigte Übersetzungen von fremdsprachigen Dokumenten, die durch einen beeidigten Übersetzer und auf Kosten des Steuerpflichtigen anzufertigen sind.

Dies ist besonders wichtig im Rahmen von Registrierungsverfahren für die polnische Umsatzsteuer. In solchen Fällen bleibt dem Steuerpflichtigen, gegenüber dem die Vorprüfung durchgeführt wird, entweder die Möglichkeit, die Auslegung der Vorschriften zu bestreiten, oder Übersetzungen von fremdsprachigen Dokumenten vorzulegen, die von einem beeidigten Übersetzer erstellt wurden. Die erste Möglichkeit ist nicht zu empfehlen, weil ein solcher Streit erhebliche Auswirkungen auf die Verfahrensdauer hat, was insbesondere bei der Registrierung für die polnische Umsatzsteuer von wesentlicher Bedeutung ist. Darüber hinaus übersteigen die mit dem Streit verbundenen Kosten oft die Kosten für vereidigte Übersetzungen.

Herausforderungen bei der Anforderung von Übersetzungen

Die Anforderung des Finanzamtes, eine beglaubigte Übersetzung vorzulegen, stellt Herausforderungen sowohl in Bezug auf die Kosten für beglaubigte Übersetzungen als auch hinsichtlich der Dauer der Übersetzung dar, um den Anforderungen der Behörden gerecht und rechtzeitig zu werden.

Wie können die Kosten für beglaubigte Übersetzungen reduziert und der Prozess beschleunigt werden, um die von der Behörde festgelegten Fristen einzuhalten? In diesem Bereich können wir Methoden hervorheben, die sowohl die Arbeitsmethodik beeidigter Übersetzer als auch den Einsatz moderner Technologien betreffen. Hierbei verbinden sich TaxTech und TranslationTech (? 🙂 ). Aber dazu mehr im kommenden Artikel.

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