Obcojęzyczne dokumenty o znaczeniu podatkowym – oto jak uniknąć wysokich kosztów tłumaczeń. Część 2: Ograniczenie zakresu tłumaczenia [Seria Linkedin]

Zapraszam Państwa do kolejnego artykułu z nowej serii artykułów z zakresu tłumaczeń uwierzytelnionych w kontroli i postępowaniach podatkowych.

W poprzedniej części przeanalizowaliśmy najpopularniejsze tryby działania organów podatkowych pod kątem możliwości żądania przedłożenia tłumaczeń uwierzytelnionych na koszt podatnika. [tutaj]

Zaznaczyliśmy również, że do zmniejszenia kosztów tłumaczeń oraz zwiększenia szybkości tłumaczenia, przyczynić się mogą następujące metody:

– odnoszące się do metodyki pracy tłumacza przysięgłego,

– odnoszące się do stosowania nowoczesnych technologii.

Dziś przedstawię jedną z metod odnoszących się do metodyki pracy tłumacza przysięgłego – tłumaczenie wyłącznie fragmentów dokumentu.

Specyfika obszernych dokumentów w dokumentacji podatkowej

Wyobraźmy sobie umowę zawartą przez zagranicznego przedsiębiorcę na wykonanie usług budowlanych w Polsce. Umowa została zawarta w języku niemieckim oraz składa się z:

– obszernej preambuły (3 strony),

– umowy właściwej, regulującej ogólny przedmiot umowy (15 stron),

– załączników, stanowiących integralną część umowy, w tym harmonogram prac (10 stron), normy środowiskowe (20 stron), wykazy dopuszczalnych materiałów (60 stron), używanych technologii (20 stron), normy dotyczące równego traktowania w zatrudnieniu (40 stron), czy zawierające postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych (15 stron) oraz pozostałych załączników (32 strony), m.in. odnoszących się do należytego wykazania prawa do reprezentowania spółek.

Umowa oraz załączniki, stanowiące jej integralną część, mają łącznie 230 stron.

Polskie organy podatkowe podejmują działania mające na celu zbadanie ustanowienia stałego zakładu na terytorium Polski.

Dla uproszczenia przyjmijmy, że chodzi o kontrolę celno-skarbową.                                                                

Zagraniczny przedsiębiorca otrzymuje wezwanie do przedłożenia umowy wraz z załącznikami oraz tłumaczeniem uwierzytelnionym na język polski. Tłumaczenie powinno być dokonane przez polskiego tłumacza przysięgłego w ciągu 21 dni.

W poprzedniej części ustaliliśmy, że przedsiębiorca jest zobowiązany na własny koszt sporządzić tłumaczenie uwierzytelnione obcojęzycznego dokumentu.

Czy w takim przypadku niezbędne jest przetłumaczenie całej umowy?

Czy dla rozstrzygnięcia sprawy rzeczywiście ma znaczenie, jakie materiały i technologie zostały użyte w trakcie budowy?

Albo jak wyglądają postanowienia odnoszące się do ochrony danych osobowych czy równego traktowania w zatrudnieniu?

Nie każdy fragment dokumentu może być istotny pod kątem obowiązków podatkowych, których przestrzeganie podlega kontroli.

Ograniczenie zakresu tłumaczenia uwierzytelnionego jest dopuszczalne pod kątem zarówno zasad etyki tłumaczy przysięgłych, jak i przeważnie akceptowane przez organy podatkowe.

Ograniczenie zakresu tłumaczenia – aspekty praktyczne

Tłumaczenie wyłącznie wybranych fragmentów dokumentu nie zostało pozostawione swobodnej ocenie tłumacza przysięgłego i musi wynikać z wyraźnego zlecenia zleceniodawcy. Bez wyraźnego zlecenia, tłumacz przysięgły przetłumaczy cały dokument – od pierwszej, do ostatniej strony.

Na dopuszczalność przetłumaczenia wyłącznie wybranego fragmentu dokumentu, wprost wskazuje §29 Zasad etyki tłumaczy przysięgłych, zgodnie z którymi:

– co do zasady dokonuje się tłumaczenia całej treści dokumentu,

– na wyraźne żądanie zleceniodawcy tłumacz przysięgły ma prawo przetłumaczyć jedynie fragmenty dokumentu,

– tłumacząc jedynie fragmenty dokumentu, tłumacz przysięgły powinien zamieścić uwagę o ograniczeniu zakresu tłumaczenia na wyraźne żądanie zleceniodawcy oraz określić miejsce tłumaczonego fragmentu w dokumencie lub zamieścić opis pomiętych fragmentów.

Zleceniodawca z kolei przy wydawaniu dyspozycji dla tłumacza przysięgłego, musi brać pod uwagę oczekiwania organu. W przypadku sporu co do oczekiwań organu, należy również rozważyć szanse wynikające z późniejszego przeniesienia sprawy na etap sądowoadministracyjny oraz uwzględnienia wystosowywanych argumentów przez sąd administracyjny.

Procedura w zakresie tłumaczeń przysięgłych obszernych dokumentów

W zakresie omawianej tematyki optymalnym wyjściem jest podzielenie procesu dokonywania tłumaczenia przysięgłego na etapy:

Etap 1: ustalenie zakresu tłumaczenia pomiędzy organem a podatnikiem (doradcą podatkowym)

Celem etapu jest ustalenie możliwości zmniejszenia zakresu tłumaczenia przy jednoczesnym uczynieniu zadość wezwaniu organu podatkowego. Jeśli organ nie wyrazi zgody na ograniczenie zakresu tłumaczenia, przy istnieniu odpowiednich przesłanek, należy rozważyć przeniesienie sporu na etap sądowoadministracyjny.

Etap 2: Zlecenie tłumaczenia w określonym zakresie

Zleceniodawca musi wyraźnie określić, które fragmenty podlegają wyłączeniu z zakresu tłumaczenia uwierzytelnionego. Tłumacz przysięgły nie jest uprawniony do samodzielnej oceny, które fragmenty będą podlegały tłumaczeniu. Wobec braku dookreślenia zakresu zlecenia, tłumaczeniu poświadczonemu będzie podlegać cały dokument.

Etap 3: Wykonanie tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego

Tłumacz przysięgły musi pamiętać w trakcie wykonywania tłumaczenia o adnotacjach, które w przypadku opuszczenia fragmentów mają charakter obligatoryjny.

Ponadto, w przypadku wykonywania tłumaczenia z dokumentu niebędącego oryginałem, do tłumaczenia uwierzytelnionego zostanie załączona kopia dokumentu podlegającego tłumaczeniu, zawierająca całość tekstu – także fragmenty niepodlegające tłumaczeniu.

W kolejnej części pozostaniemy w obszarze metodyki pracy tłumacza przysięgłego, zwiększającej szybkość oraz ograniczającej koszty tłumaczeń uwierzytelnionych dokumentów o znaczeniu istotnym podatkowo.

Zapraszam do kontaktu!

Potrzebują Państwo szybkiej wyceny tłumaczeń uwierzytelnionych (potocznie nazywanych przysięgłymi) w kombinacji językowej niemiecki-polski, polski-niemiecki? Zapraszamy do bezpłatnej wyceny na info@arturtim.com.

Gwarantujemy szybkie terminy realizacji, elektroniczny obieg dokumentów, gotowość technologiczną do tłumaczenia uwierzytelnionego dokumentów o charakterze masowym, a także proponujemy szereg usług dodatkowych – w tym wsparcie w zakresie doradztwa podatkowego przy kontroli podatkowej z elementami transgranicznymi.

Zapraszam do bezpłatnej wyceny tłumaczenia Państwa dokumentów!